HR-Vertragsmanagement: einfacher und sicherer dank e-Signatur

Technologie ist zum unverzichtbaren Wettbewerbsfaktor geworden. Deswegen ist die Arbeit mit digitalen Tools im Recruiting-Prozess, wie z. B. Online-Assessmentcenters, Video-Interviews oder Talentpools für viele Unternehmen bereits ganz normal. Einer der größten Zeit- und Ressourcenfresser ist allerdings immer noch die Unterschriften- und Dokumentenverwaltung.

Sicherheit geht vor Verbundenheit

Es ist weder besonders ökologisch noch ökonomisch, Dokumente in Papierform hin und her zu senden und zu unterschreiben. Wir fühlen uns der guten alten Kugelschreibertinte einfach immer noch zu sehr verbunden. Aber leider ist sie keineswegs die sicherste Variante. Ein Arbeitsvertrag in Papierform kann nach Unterzeichnung mit dem Kugelschreiber immer noch nach Belieben verändert werden. Von der Digitalisierung des Vertragsmanagements kann jede Personalabteilung profitieren. Egal, ob groß oder klein.

Wie kann die eSignatur das Personal-Recruiting verbessern?

Effizienz. Sicherheit. Nachvollziehbarkeit. Es gibt keine Medienbrüche mehr. Niemand vergeudet mehr Arbeitszeit zwischen Drucker und Scanner. Verträge und Dokumente bleiben in digitaler Form vor unbefugtem Zugriff geschützt und können von überall bequem bearbeitet werden. Gleichzeitig vermitteln Sie Ihren zukünftigen Mitarbeitenden, in einem zeitgemäßen, digital orientierten Unternehmen zu starten.

Wenn Sie von unterwegs auf die Dokumente zugreifen möchten, ist das dank einer europäischen Cloud-Lösung auch kein Problem mehr. Das unterschriebene Dokument wird außerdem in Form einer PDF-Datei abgespeichert. So können Sie sicher sein, dass dieses Dokument im Nachhinein nicht mehr abgeändert werden kann. Zu guter Letzt ist die qualifizierte digitale Unterschrift dank eIDAS-Verordnung europaweit anwendbar und rechtssicher. Entscheidend ist, dass Transaktionen auf früheren Transaktionen aufbauen und diese als richtig bestätigen, indem sie die Kenntnis der früheren Transaktionen beweisen. Damit wird es unmöglich gemacht, Existenz oder Inhalt der früheren Transaktionen zu manipulieren oder zu tilgen, ohne gleichzeitig alle späteren Transaktionen ebenfalls zu zerstören.

Nahtlose Integration ins BMS

Moderne Personalabteilungen erkennen die Chance einer digitalen Vertragssignatur schnell und suchen sich bewusst ein integriertes eSignatur-Tool aus, mit dem sowohl Arbeitsverträge, Teilzeitverträge, Nachtragsvereinbarungen, Verschwiegenheitserklärungen und weitere Dokumente der digitalen Personalakte rechtssicher und intuitiv e-signiert werden können.

Yousign ist Preferred Partner von milch & zucker und voll in beesite Recruiting integriert. Mit der Kombination aus beesite und Yousign ist Ihre Personalabteilung in der Lage, ihr digitales Dokumentenmanagement im bestehenden Bewerbermanagement-System abzubilden. Es gibt weder Medienbrüche noch Zeit- oder Datenverlust. Das macht Ihr HR-Vertragsmanagement einfacher, sicherer und effizienter. Im Team bleibt wieder mehr Zeit für die eigentlichen HR-Aufgaben.

Über Yousign

Yousign Europa, mit Sitz in Frankreich und mehr als 7.000 Kunden allein in Europa, entwickelt Software-Lösungen für elektronische Unterschriften. Rund 3 Millionen Dokumente werden jeden Monat mit Yousign signiert: der benutzerfreundlichen und rechtsverbindlichen SaaS-eSignatur-Lösung für alle Dokumente eines Unternehmens.