KI im Bewerbungsprozess:
die Zukunft des Recruitings.
Insights aus der SAATKORN Konferenz von Ana Fernandez-Mühl & Dr. Olena Linnyk

KI im Recruiting ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern verändert bereits heute die Art und Weise, wie Unternehmen Talente finden, ansprechen und auswählen. Was vor wenigen Jahren noch als Experiment galt, ist inzwischen fester Bestandteil moderner Bewerbungsprozesse. Doch wie lässt sich KI im Bewerbungsprozess sinnvoll einsetzen und wo liegen ihre Grenzen?

Ana Fernandez-Mühl und Dr. Olena Linnyk von milch & zucker nehmen das Motto „Dinge neu denken“ im Recruiting wörtlich und geben wertvolle Einblicke. Gemeinsam zeigen sie, wie KI den Bewerbungsprozess nicht ersetzt, sondern unterstützt – von intelligenten Matching-Systemen über automatisierte Textarbeit bis hin zu KI-Agenten, die den Recruiting-Alltag revolutionieren.

Bei aller Begeisterung gilt jedoch: Technologie braucht Verantwortung. Denn wer KI richtig nutzt, gewinnt nicht nur Zeit, sondern profitiert auch von Fairness, Transparenz und einer besseren Candidate Experience.

Was beinhaltet KI im Bewerbungsprozess?

KI im Bewerbungsprozess umfasst Technologien, die Personalabteilungen bei der Analyse, dem Matching und der Kommunikation unterstützen. Das Ziel besteht nicht darin, Menschen zu ersetzen, sondern sie zu entlasten.

„Die Kunst ist, sie als Partnerin zu verstehen, man arbeitet mit ihr, nicht statt ihr.“
– Dr. Olena Linnyk

KI-gestützte Tools helfen, Muster zu erkennen, Bewerbungsunterlagen zu vergleichen und Formulierungen zu optimieren. Sie liefern datenbasierte Impulse, die Recruiter:innen in ihrer Entscheidungsfindung unterstützen – nicht umgekehrt.

Der entscheidende Unterschied: KI bereitet Informationen auf, entscheidet aber nicht selbst. Somit bleibt die Verantwortung dort, wo sie hingehört: beim Menschen. „Manches funktioniert bereits erstaunlich gut, anderes nicht. Zum Beispiel kann eine Maschine nicht bewerten, ob jemand ins Team passt oder zur Unternehmenskultur. Das bleibt eine menschliche Aufgabe.“, erklärt Dr. Olena Linnyk.

Welche Recruiting-Prozesse kann KI im Unternehmen unterstützen?

KI kann entlang der gesamten Candidate Journey eingesetzt werden. Sei es bei der Textarbeit, dem Matching oder der Automatisierung.

Textarbeit mit AI Writer
Mit KI-gestützten Schreibtools lassen sich Stellenanzeigen zielgruppenorientiert formulieren. Spezialisierte Modelle, wie die der beesite, sind auf HR-Texte trainiert und vermeiden unbewusste Bias. Sie helfen dabei, Sprache inklusiver und ansprechender zu gestalten: „Wenn ich eine Stellenanzeige über einen integrierten AI Writer erstellen lasse, greift er auf unsere bisherigen Ausschreibungen zu und formuliert automatisch im Ton und Stil des Unternehmens. Das funktioniert deutlich besser als mit einer generischen KI wie ChatGPT, die die Unternehmenskultur gar nicht kennt.“, berichtet Dr. Olena Linnyk.

Skill-Matching
Beim Matching geht es nicht mehr nur um Schlagwörter, sondern um Fähigkeiten. Die beesite nutzt semantische Modelle, die Bewerbungsunterlagen inhaltlich verstehen. „Ich erinnere mich, dass wir das sogar gemessen haben. Das Matching wirkt sich wirklich auf die Conversion-Rate aus – mehr Menschen schließen ihre Bewerbung ab.” reflektiert Ana Fernandez. Das System erkennt, wenn Bewerbende bestimmte Kompetenzen besitzen, auch wenn sie diese anders formulieren, umschreiben oder in einer anderen Sprache angeben. Ähnliche Fähigkeiten werden automatisch zugeordnet. 

„KI hilft, Recruiting gerechter zu gestalten – vor allem für Quereinsteiger:innen und internationale Bewerbende.“ – Ana Fernandez-Mühl

Chatbots und Automatisierung
Moderne Chatbots beantworten häufige Fragen, informieren Bewerbende über den Status ihrer Bewerbung und unterstützen Recruiter:innen bei Routineaufgaben. So bleibt mehr Zeit für den persönlichen Kontakt.

KI-Agenten im Recruiting-Alltag
Neu sind KI-Agenten, die aktiv Prozesse anstoßen können, beispielsweise Terminabstimmungen oder Datenabfragen. Sie agieren als digitale Assistenten innerhalb des Bewerbermanagementsystems und machen die Arbeit effizienter und intuitiver: „Das ist wirklich zukunftsweisend! Wenn ich an meine frühere Arbeit im Konzern denke, hätte uns das unendlich viel Zeit gespart. Vor allem bei der Termin- und Abstimmungsarbeit zwischen Recruiter:innen, Fachbereichen und Hiring-Manager:innen.“, berichtet Ana Fernandez-Mühl.

Chancen & Risiken beim Einsatz von KI im Bewerbungsprozess 

KI eröffnet große Chancen, erfordert aber auch Verantwortung.

Der Einsatz von KI im Recruiting eröffnet neue Möglichkeiten für Unternehmen und Bewerbende.
Gleichzeitig geht er mit Verantwortung einher: Nur wer KI transparent und verantwortungsvoll einsetzt, kann nachhaltig profitieren.

Chancen für Unternehmen

• Zeitersparnis und Effizienz: Routineaufgaben werden automatisiert, sodass sich Recruiter:innen auf den persönlichen Austausch konzentrieren können.
• Datenbasierte Entscheidungen: Das Skill-Matching reduziert das Bauchgefühl und schafft objektivere Auswahlprozesse.
• Bessere Candidate Experience: Schnellere Rückmeldungen und klare Prozesse stärken das Arbeitgeberimage.

Chancen für Bewerbende

• Fairness und Transparenz: Skill-basierte Systeme gleichen Fähigkeiten objektiv ab – unabhängig von Geschlecht, Herkunft oder Karriereweg.
• Neue Zugänge: KI erkennt Potenziale auch jenseits klassischer Lebensläufe und eröffnet so Chancen für Quereinsteiger:innen und internationale Talente.
• Selbstbewusstere Bewerbungen: Empfehlungen und semantisches Matching helfen dabei, passende Stellen zu finden, selbst wenn nicht alle Anforderungen erfüllt sind.

Der EU AI Act schafft dafür den rechtlichen Rahmen: KI darf Personalentscheidungen vorbereiten, aber nicht automatisiert treffen. Transparenz, Nachvollziehbarkeit und DSGVO-Konformität sind Pflicht – Grundsätze, die in der beesite bereits umgesetzt sind. „Der Grundsatz lautet: Entscheidungsvorbereitung ja, Entscheidungsautomatisierung nein. So bleibt die Verantwortung beim Menschen und alles ist auditierbar und DSGVO-konform“, verdeutlicht Dr. Olena Linnyk.

Was können wir zukünftig von KI im Recruiting erwarten? 

In den kommenden Jahren wird Recruiting deutlich interaktiver. Sprach- und Textsteuerung halten Einzug in Bewerbermanagement-Systeme. Recruiter:innen werden künftig beispielsweise sagen können: „Hey beesite, zeige mir alle Bewerbungen fürs Marketing.“ – und die passenden Ergebnisse erscheinen sofort.

KI-Agenten übernehmen immer mehr Routineaufgaben, ohne die Kontrolle aus der Hand zu geben. Sie werden zu echten Recruiting-Assistent:innen, die Recherche, Kommunikation und Organisation intelligent verbinden.

„KI-Agenten schaffen Freiraum für das, was Recruiting ausmacht: den menschlichen Kontakt.“
– Dr. Olena Linnyk

Egal, ob öffentlicher Dienst, Konzern oder Mittelstand, entscheidend bleibt: KI soll unterstützen, nicht ersetzen. Die Zukunft des Recruitings liegt in der Symbiose aus Technologie, Menschlichkeit und Vertrauen.

Hier geht´s direkt zur Live Aufzeichnung aus der SAATKORN-Konferenz