Digitale Personalakte: So gelingt die moderne Verwaltung von Mitarbeiterdaten

Die digitale Personalakte ersetzt die klassische Papierakte im Personalwesen. Sie ermöglicht eine zentrale, sichere und strukturierte Speicherung aller Mitarbeiterinformationen – von Verträgen über Zeugnisse bis zu Abwesenheiten – DSGVO-konform und jederzeit abrufbar.

Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte ist die elektronische Form der klassischen Personalakte. Sie umfasst alle relevanten Unterlagen zu Mitarbeitenden – digital gespeichert, zentral verwaltet und häufig in eine übergeordnete HR Software integriert.

Welche Vorteile bietet die digitale Personalakte für HR?

Zeitersparnis, Übersichtlichkeit und rechtliche Sicherheit: Personalabteilungen profitieren von schnellen Zugriffen, automatisierten Workflows und DSGVO-konformer Archivierung. Kein Blättern mehr – alles digital, revisionssicher und standortübergreifend verfügbar.

Digitale Personalakte als Teil moderner Personalsoftware

Die digitale Personalakte ist oft Teil einer größeren Personalsoftware, z. B. als Modul im Bewerbermanagement-System oder als Schnittstelle zu Zeiterfassung & Abwesenheitsmanagement. Wichtig: einfache Bedienung & Zugriffskontrolle.

Sicherheit & Compliance im digitalen Dokumentenmanagement

Gute Systeme bieten ein strukturiertes Dokumentenmanagement mit Zugriffskonzepten, Protokollen und automatisierter Rechtevergabe. So behalten HR-Teams den Überblick über sensible Informationen und erfüllen Compliance-Anforderungen.

FAQs: Die wichtigsten Fragen zur digitalen Personalakte

1. Sind digitale Personalakten rechtlich erlaubt?
Ja, digitale Personalakten sind rechtlich zulässig – vorausgesetzt, sie werden DSGVO- und BDSG-konform geführt. Das bedeutet: personenbezogene Daten müssen sicher verarbeitet, gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

2. Welche Unterlagen gehören in die digitale Personalakte?
In eine digitale Personalakte gehören alle relevanten Dokumente rund um das Arbeitsverhältnis: Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnungen, Zeugnisse, Schulungsnachweise, Abwesenheitszeiten oder Zielvereinbarungen – zentral gespeichert und jederzeit abrufbar.

3. Können Papierdokumente integriert werden?
Ja, bestehende Papierunterlagen lassen sich einfach digitalisieren. Durch das Scannen und strukturierte Ablegen in der digitalen Akte wird der Zugriff erleichtert – bei gleichzeitiger Einhaltung gesetzlicher Archivierungspflichten.

Die digitale Personalakte ist ein essenzieller Baustein moderner Personalarbeit. Sie spart Zeit, erhöht die Transparenz und ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung der HR-Prozesse – insbesondere in Kombination mit flexibler HR Software.