Personenbezogene Daten im HR sicher verwalten: Definition, Beispiele & DSGVO-Praxis

Personenbezogene Daten sind das Herzstück moderner HR-Prozesse – und gleichzeitig eine zentrale Herausforderung im Datenschutz. In Zeiten der DSGVO ist es wichtiger denn je, diese Daten sicher und gesetzeskonform zu verwalten.

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu zählen z. B.: Name, Adresse, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, E-Mail, IP-Adresse etc. Kurz gesagt: Alle Daten, die eine Person direkt oder indirekt identifizierbar machen, gelten als personenbezogene Daten.

Datenschutz bei persönlichen Daten im HR: Worauf es ankommt

Im HR-Umfeld ist der Umgang mit personenbezogenen Daten besonders sensibel. Bereits im Personalanforderungsprozess werden erste persönliche Daten erfasst. Auch während des gesamten Recruiting-Prozess spielt Datenschutz eine zentrale Rolle, wie auf unserer Datenschutzseite erläutert.

Um personenbezogene Daten rechtskonform und verantwortungsvoll zu verarbeiten, sollten folgende Prinzipien beachtet werden:

Datenminimierung: Erheben Sie ausschließlich die personenbezogenen Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind – nicht mehr und nicht weniger.

Zweckbindung: Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur für vorher klar definierte und legitime Zwecke zulässig. Eine Weiterverwendung für andere Zwecke ist nicht erlaubt.

Transparenz: Mitarbeitende und Bewerbende müssen klar und verständlich darüber informiert werden, welche Daten erfasst werden, wozu sie dienen und wie sie verarbeitet werden.

Aufbewahrungsfristen: Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es erforderlich ist. Bewerbungsunterlagen sollten beispielsweise spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens gelöscht werden – es sei denn, es liegt eine ausdrückliche Einwilligung für längere Aufbewahrung vor.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs): Zum Schutz personenbezogener Daten müssen geeignete Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden – etwa Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung, regelmäßige Backups oder Schulungen für HR-Mitarbeitende.

Konforme Verwaltung von personenbezogenen Daten: Best Practices

Maßnahmen zur sicheren Verwaltung umfassen unter anderem:

DSGVO-konforme Datenschutzerklärungen & Einwilligungen

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Zugriffsbeschränkungen in HR-Systemen

Datenschutzschulungen

Regelmäßige Audits

Moderne digitale Lösungen wie Bewerbermanagement‑Software oder HR Analytics helfen dabei, personenbezogene Daten effizient und sicher zu verarbeiten.

Datenschutz beim Datenaustausch zwischen HR-Systemen

Wenn Daten zwischen Systemen übertragen werden, beispielsweise zwischen Bewerbermanagement-Tool und ERP, sind sichere Schnittstellen entscheidend. Standards für Datensicherheit im HR-Bereich gewährleisten hier eine rechtskonforme Umsetzung.

FAQs: Personenbezogene Daten & Datenschutz im HR

1. Sind auch berufliche Kontaktdaten personenbezogene Daten? Ja. Auch berufliche Kontaktdaten wie die geschäftliche E-Mail-Adresse oder Telefonnummer gelten als personenbezogene Daten, da sie einer bestimmten Person zugeordnet werden können – etwa einer Mitarbeiterin oder einem Bewerber.

2. Was sind besondere Kategorien persönlicher Daten? Besondere Kategorien umfassen besonders schützenswerte Informationen, wie z. B. Gesundheitsdaten, biometrische Daten, ethnische Herkunft, religiöse Überzeugungen oder politische Meinungen. Ihre Verarbeitung ist laut DSGVO nur unter strengen Voraussetzungen erlaubt, etwa mit ausdrücklicher Einwilligung oder bei gesetzlicher Notwendigkeit.

3. Wie lange dürfen personenbezogene Daten gespeichert werden? Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Beispiel: Bewerbungsunterlagen sollten spätestens nach sechs Monaten gelöscht werden, sofern keine Einwilligung für eine längere Speicherung vorliegt oder keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten greifen.

Personenbezogene Daten im HR rechtssicher zu verarbeiten, ist Pflicht. Wer auf Transparenz, Datensicherheit und DSGVO-Konformität setzt, minimiert Risiken und stärkt das Vertrauen.