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Personalbeschaffung im öffentlichen ­Dienst: Bewerbungsverfahren für 80 Dienststellen digital gesteuert

Wie sich Personalgewinnung im öffentlichen Dienst als durchgängiger, nachvollziehbarer Prozess gestalten lässt, zeigt dieses Beispiel einer Landesbehörde.

Alle Referenzen Warum beesite?

Ausgangssituation der Behörde

In einer Landesbehörde arbeiteten rund 80 Dienststellen mit unterschiedlichen fachlichen Anforderungen und organisatorischen Strukturen zusammen.

Entsprechend heterogen waren die Verfahren der Personalgewinnung.
Bewerbungen wurden in vielen Bereichen über Jahre hinweg noch per E‑Mail, Papier oder Excel‑Listen sowie über individuelle Einzellösungen verarbeitet.

Daraus entstanden gewachsene, teils uneinheitliche Abläufe.

Gleichzeitig stiegen die Anforderungen an rechtssichere, transparente und nachvollziehbare Verfahren. Mit den digitalen Vorgaben des Landes wurde deutlich, dass bestehende Strukturen so nicht mehr tragfähig waren.

Herausforderungen im Bewerbungsverfahren im öffentlichen Dienst

  • Hoher administrativer Aufwand durch Medienbrüche,
  • Unklare Zuständigkeiten im Bewerbungsverfahren,
  • Fehlende Transparenz über Bearbeitungsstände und Entscheidungen,
  • Uneinheitliche Dokumentation und damit Unsicherheiten bei Prüfungen.

Diese Punkte erschwerten eine durchgängige Steuerung der Verfahren und erhöhten den Abstimmungsaufwand zwischen Fachbereichen, HR und Gremien erheblich.

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Das Ziel der Behörde war klar formuliert:

Ein einheitliches, digitales und rechtssicheres Bewerbermanagementsystem, das alle – von den Fachabteilungen bis hin zum Personalrat – transparent mit in den Personalgewinnungsprozess einbezieht.

Einordnung: Personalbeschaffung als durchgängiger Prozess

Die Personalbeschaffung im öffentlichen Dienst folgt anderen Regeln als in Unternehmen der freien Wirtschaft. Neben dem eigentlichen Bewerbungsprozess mussten erhöhte rechtliche, organisatorische und technische Anforderungen erfüllt werden. Diese Komplexität wird von Standardlösungen oft nicht abgebildet. 

Alle Anforderungen im Überblick

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Datenschutz und rechtliche Konformität

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie BDSG, DSGVO, AGG sowie Anforderungen aus dem BSI‑Grundschutz.

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IT-Sicherheit und Betrieb­ im Landes­rechen­zentrum

Integration in bestehende IT‑ und Sicherheitsstrukturen sowie Betrieb bei einem Dienstleister der öffentlichen Verwaltung.

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Nach­voll­ziehbar­keit und Revision

Alle Prozessschritte müssen automatisch dokumentiert und revisionssicher nachvollziehbar sein.

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Unterschiedliche Verfahren abbilden

Unterschiedliche Prozesse für Tarifbeschäftigte und Beamtenlaufbahnen müssen digital unterstützt werden.

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Gremien einbinden

Personalrat, Gleichstellung und Schwerbehindertenvertretung sind Teil jedes Verfahrens und müssen strukturiert eingebunden werden.

So wurde die Lösung umgesetzt

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1. Beratung & Analyse

Gemeinsam mit HR und der Landes‑IT wurden die bestehenden Bewerbungsprozesse analysiert, strukturiert und schrittweise vereinheitlicht. Ziel war es, gewachsene Abläufe zu vereinfachen, ohne die jeweiligen Anforderungen der einzelnen Dienststellen aus dem Blick zu verlieren.
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2. Datenschutz & rechtlicher Rahmen

beesite Recruiting ist nach den Prinzipien von Privacy by Design (Art. 25 DSGVO) konzipiert und verfügt über ein automatisiertes Anonymisierungs- und Löschkonzept nach DIN 66398. So konnten die Anforderungen der Landesbehörde an eine rechtssichere Datenverarbeitung und die Einhaltung von Löschfristen vollständig umgesetzt werden.
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3. IT-Sicherheit & Infrastruktur

Der Betrieb erfolgte im Rechenzentrum und wurde ohne direkten Systemzugriff umgesetzt.
Über einen Konfigurations‑ und Supportmodus konnte die Lösung in die bestehende Sicherheitsarchitektur integriert werden – einschließlich der Anforderungen an On‑Premises‑Betrieb und Standards wie BSI C5.
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4. Dokumentation & Nachvoll­ziehbarkeit

Alle Prozessschritte werden automatisiert protokolliert und bilden eine revisionssichere Historie. Entscheidungen sind vollständig dokumentiert und können von Gremien sowie Prüfstellen jederzeit nachvollzogen werden.
Dadurch können sowohl interne Stellen als auch externe Prüfungen jederzeit auf eine konsistente und vollständige Dokumentationsbasis zugreifen.
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5. Automatisierung & Effizienz

Der Bewerbungsprozess wird durchgängig digital unterstützt – vom Bewerbungseingang über Abstimmungen bis hin zu Kommunikation, Fristensteuerung und Freigaben.
Automatisierte Statuswechsel und Benachrichtigungen reduzieren den administrativen Aufwand und sorgen für klar strukturierte Abläufe in der Personalgewinnung.

Digitale Personalgewinnung mit beesite Recruiting

Im öffentlichen Dienst verläuft die Personalgewinnung nicht als einzelner Schritt, sondern als durchgängiger, mehrstufiger Prozess, in dem mehrere Stellen eingebunden sind und Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert werden müssen.

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Der Ablauf beginnt mit der Bedarfsprüfung und Genehmigung. Hier wird geklärt, ob eine Stelle besetzt werden darf und welche Anforderungen erfüllt sein müssen.
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Darauf aufbauend wird ein Anforderungsprofil erstellt, das die Grundlage für die spätere Auswahl bildet.
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Im nächsten Schritt erfolgt die Erstellung und Abstimmung der Stellenausschreibung. Diese wird intern und extern veröffentlicht. Anschließend gehen Bewerbungen ein und werden zentral erfasst sowie formal geprüft.
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Darauf folgt die Vorauswahl. Dabei werden Bewerbungen anhand definierter Kriterien geprüft und vorqualifiziert. In diesem Schritt sowie in den weiteren Phasen sind Gremien wie Personalrat, Gleichstellung oder Schwerbehindertenvertretung eingebunden, wodurch ein hoher Abstimmungsbedarf entsteht.
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In der nächsten Phase werden geeignete Kandidatinnen und Kandidaten in ein Auswahlverfahren überführt. Dazu gehören Terminabstimmungen, Interviews oder Tests. Auch hier erfolgen Abstimmungen zwischen mehreren Beteiligten.
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Nach Abschluss der Auswahl wird die Einstellungsentscheidung getroffen, dokumentiert und umgesetzt. Anschließend werden die relevanten Informationen an nachgelagerte Systeme (z. B. Personalverwaltung) übergeben.

Ein Prozess für alle Dienststellen

Auch komplexe Strukturen, Mitbestimmung und hohe rechtliche Anforderungen lassen sich mit der richtigen Lösung erfolgreich digitalisieren.

Durch die Kombination aus datenschutzkonformer Technologie, prozessnaher Beratung und behördentauglicher Implementierung wurden die komplexen Anforderungen vollumfänglich erfüllt. Heute profitiert die Landesbehörde landesweit von:

  • einheitlichen,
  • transparenten und
  • rechtssicheren Bewerbungsprozessen über alle Dienststellen hinweg.

Das Beispiel zeigt, dass Personalbeschaffung im öffentlichen Dienst nicht allein durch einzelne Funktionen verbessert wird.
Entscheidend ist die Abbildung des gesamten Verfahrens:
Von der Bedarfsmeldung bis zur Entscheidung unter Einbindung aller Beteiligten und mit klar strukturierten Abläufen

Digitale Systeme entfalten ihren Nutzen erst dann, wenn sie diese Prozesslogik nachvollziehbar und vollständig unterstützen.

 

Weitere Referenzen

Hier gibt es weitere Erfolgs­geschichten zu beesite Recruiting
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Referenz WDR Bewerber­management

Bereits seit 2012 profitiert der WDR mit der beesite von schnelleren Prozessen, geringerem Aufwand, mehr Transparenz und Barrierefreiheit.

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Referenz Commerzbank Bewerber­management-Software

Seit 2013 setzt die Commerzbank auf die beesite als durchgängige Softwarelösung für den weltweiten Recruiting-/Bewerbermanagement-Prozess.

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Referenz Union Investment Bewerbungs­management

Bereits seit 2008 nutzt Union Investment die beesite für effizientes, automatisiertes Personalmanagement und zur Optimierung der Prozesse.

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